告知はSNS、決済は別サービス、受付は紙のリスト。イベント準備の「散らかり」を1つにまとめる

時系列でたどる、手作業ゼロのイベント現場運用

イベントを開催しようと決めた瞬間から、主催者の前にはいくつもの作業の壁が立ちはだかります。告知用のウェブページを作るためにデザインツールと格闘し、チケット決済のために外部の販売システムを導入し、当日の受付のために参加者名簿のCSVファイルをダウンロードして紙に印刷する。さらにイベントが終われば、お礼メールやアンケートを別の配信ツールから一斉送信する。

「素晴らしい企画やコンテンツに集中したいのに、ツールの管理と事務作業だけで体力が削られていく」——これは、多くのイベント主催者が現場で直面している実態です。GAO HUB（gaohub.jp）は、このツール分散による手間の散らかりを解決し、準備から当日、終演後までを時系列に沿って1つに統合するために開発されました。

1. 【準備】数分で完了する告知ページ（LP）と自動バナー作成

イベントの告知ページを作成するのに、コードを書く必要も、複雑なデザインソフトを操作する必要もありません。GAO HUB では、骨格となるレイアウト（4種類）と質感や色合いを決めるスキン（7種類）を組み合わせるだけで、洗練された告知LPが完成します。

さらに、SNS告知やタイムテーブル共有に必要なバナー画像もシステムが自動生成。告知開始までのリードタイムを劇的に短縮し、企画の熱が冷めないうちに世の中へ発信できます。

2. 【販売】無料・有料チケットの発行と安全な自動決済

チケットの設定は「無料チケット」と「有料チケット」から自由に選択可能です。有料チケットの決済は、国際的な決済インフラである Stripe と連携。購入と同時に決済が安全に処理され、購入者のメールアドレスへ専用のQRチケットが即座に自動送信されます。主催者が手動で着金を確認したり、入金リストと申込みデータを照合したりする事務作業は一切発生しません。

3. 【当日】スタッフのスマホがそのまま受付端末になる

イベント当日の受付混雑は、参加者の体験価値を大きく損なう原因になります。GAO HUB の当日受付では、特別な専用機械や紙の名簿チェックは不要です。スタッフのスマートフォンで管理画面を開き、来場者が提示するQRチケットにかざすだけで、一瞬で入場処理が完了します。受付データはリアルタイムで同期されるため、現在の入場者数や未来場者の状況も手元の画面で一目で把握できます。

4. 【交流】会場スクリーンと連動するオープンチャット

登壇者と参加者、あるいは参加者同士のコミュニケーションを活性化させる仕掛けも備わっています。チケット購入者限定の参加者ラウンジに加え、セッションごとの「オープンチャット」を開設可能。会場のスクリーンにQRコードを投影して誘導することで、リアルタイムの質問や感想が集まります。登壇者が当日忙しくても、開催後にじっくりコメントを確認してやり取りを継続することが可能です。

時系列に沿った一括管理で、企画の本質に集中する

「告知」「決済」「受付」「交流」というバラバラだった工程がひとつのフローでつながることで、主催者は事務作業のストレスから解放され、イベントのコンテンツ作りに全力を注ぐことができます。次回のイベント準備から、ツールの散らかりをなくしてみませんか。